I leader sanno che per lanciare un progetto di successo di qualsiasi dimensione sono necessari obiettivi chiari e un team di persone impegnato, tutte sulla stessa pagina. Ma con così tanti membri del team sommersi da programmi fitti e alcuni membri del team che lavorano da remoto, può essere difficile sfruttare il potenziale del capitale umano.

Questo è il motivo per cui i workshop di eventi sono diventati così popolari: sono incredibilmente efficaci nel riunire il tuo team, generare idee e creare consenso attorno a un progetto. Con tutti nella stessa stanza tutti concentrati sul progetto in corso, la fiducia, la dedizione e l’impegno possono prosperare.

Questa è la buona notizia.

La notizia non così buona è che può essere incredibilmente difficile portare a termine un seminario di successo. Chiedi a qualsiasi dipendente di un’agenzia eventi a Milano  e ti dirà che il lavoro di gambe e la logistica necessari per garantire che il valore previsto sia consegnato sono indispensabili.

Suggerimenti per aiutarti a pianificare un seminario di successo

Identifica e comunica la tua agenda

Come per qualsiasi evento aziendale, un workshop richiede un’agenda chiara e tale agenda deve essere comunicata a tutti i partecipanti prima della sessione.

Cosa dovrebbe includere la tua agenda?

Dovrebbe dare ai partecipanti una chiara indicazione di quali argomenti saranno trattati quel giorno. Questo aiuterà i membri del tuo team a venire preparati e pronti a contribuire!

La tua agenda è anche una grande opportunità per definire le tue aspettative. Ad esempio, potresti voler chiarire che durante un certo periodo di tempo della tua sessione non saranno consentiti schermi. Se segui questa strada, assicurati di evidenziare anche pause specifiche nel programma che consentiranno ai tuoi partecipanti di controllare i loro testi e le loro e-mail.

Un’ultima nota sugli ordini del giorno: più dettagli includi, più facile sarà l’adattamento al volo. Se hai già organizzato un seminario su un evento, allora sai che spesso richiedono un po ‘di improvvisazione e adattamento per adattarsi meglio alle dinamiche del particolare gruppo. Quindi cerca di essere dettagliato in modo che il tuo evento abbia una flessibilità incorporata che ti consentirà comunque di raggiungere i tuoi obiettivi.

Invita diversi partecipanti

L’innovazione richiede che una moltitudine di prospettive prendano parte alla discussione. Se sei tu a dover invitare i partecipanti al workshop, assicurati di selezionare persone provenienti da diverse discipline e da più livelli all’interno della tua organizzazione. Un workshop evento di successo incoraggerà i partecipanti a pensare a un livello più alto in modo che possano essere scoperte soluzioni pratiche. Ma questo funziona davvero solo quando sono rappresentate diverse opinioni, background e competenze.

Seleziona lo spazio appropriato

Come ogni altro evento che pianifichi, il luogo che selezioni avrà un impatto significativo sul successo del tuo seminario. Idealmente prenoterai uno spazio che offra ampio spazio a tutti i partecipanti ma mantenga anche l’ambiente intimo. Inoltre, assicurati che tutti abbiano una visione chiara di eventuali diapositive o lavagne.

Se per qualche motivo non sei in grado di visitare lo spazio da solo in anticipo, assicurati di ottenere foto chiare della stanza. Se visiti il ​​luogo di persona, assicurati di scattare qualche foto da solo. Puoi usarli per pianificare i posti a sedere e dove gruppi più piccoli possono socializzare e lavorare insieme, nel caso in cui il team fosse diviso per attività di brainstorming.

Un’ultima nota sulla prenotazione di un luogo del seminario: assicurati di prenotare lo spazio per 30 minuti prima dell’inizio programmato della sessione e un’ora dopo. Questo tempo può essere utilizzato per la configurazione / controlli tecnici in anticipo e successivamente per la pulizia generale e la documentazione.

Incoraggia la partecipazione

Una volta impostata la tua agenda, i partecipanti invitati e la sede prenotata, è tempo di pensare a come portare un po ‘di divertimento ed eccitazione al workshop. La chiave per un evento di successo è coinvolgere tutti.

Ecco alcuni suggerimenti generali su come creare esercizi di gruppo:

• Quando pianifichi esercizi di gruppo, mantieni piccole le dimensioni di ciascun gruppo. Ciò aiuterà le persone che si innervosiscono a parlare con gli altri a sentirsi più a loro agio nel condividere le loro idee.
• Assicurati di mescolare e abbinare i tuoi gruppi. Con questo intendo non mettere tutti i membri dello stesso dipartimento nello stesso gruppo. L’obiettivo qui è incoraggiare i membri del team che normalmente non interagiscono tra loro al lavoro a impegnarsi.
• Considera l’idea di pianificare ogni sessione di brainstorming per iniziare con un divertente rompighiaccio. Un rompighiaccio semplice ma efficace è “una domanda”. Qui è dove chiedi semplicemente a ogni membro del team in quel gruppo la stessa domanda. Rendi la domanda divertente. Ad esempio, potresti chiedere: “Qual è un fatto poco noto su di te?” o “Cosa ricordi di più del tuo primo giorno di lavoro?”

Sviluppa un piano di follow-up

Seguendo i primi 4 suggerimenti ti preparerai a pianificare un seminario evento di grande successo. Ora la domanda è: come comunicherete le decisioni / soluzioni che sono state individuate durante l’evento? Invierete email di massa a tutti con i dettagli? Inserire le informazioni nella intranet della tua azienda? Tenere una riunione una volta che tutti sono tornati in ufficio? Comunque tu scelga di condividere le notizie, è importante che i membri del tuo team sappiano che il loro duro lavoro si è effettivamente tradotto in un piano d’azione.